Oleh: H. Agung Nugroho, S.H., M.H. (Anggota Dewan Pengawas BPJS Ketenagakerjaan)
===================================
TRANSFORMASI Digital di BPJS Ketenagakerjaan adalah sebuah keniscayaan. Sebuah langkah yang harus diambil agar BPJS Ketenagakerjaan menjadi lembaga terdepan yang mewujudkan negara hadir dalam hal jaminan sosial ketenagakerjaan (jamsostek).
Pandemi Covid–19 telah memaksa hampir semua lini kehidupan beralih ke digitalisasi. Jarak dapat ditembus dengan teknologi. Dunia maya menyelamatkan aktivitas agar tetap berlangsung tanpa menerobos aturan jaga jarak yang ketat diterapkan.
Sebelumnya aktivitas semacam itu hanya dibayangkan melalui film-film fiksi ilmiah, namun kala pandemi melanda hal yang mustahil itu tak terasa telah dijalankan oleh seluruh umat manusia di dunia. Work from home menjadi lebih mudah dengan adanya teknologi, hingga akhirnya semua beralih ke digitalisasi.
Pun saat pandemi dinyatakan usai, pola kerja jarak jauh tetap dipertahankan. Utamanya dalam hal pelayanan. BPJS Ketenagakerjaan, sebagai badan publik penyelenggara jaminan sosial ketenagakerjaan (jamsostek), mau tidak mau harus mengedepankan pelayanan yang memudahkan peserta mulai dari urusan pendaftaran hingga klaim. Digitalisasi menjadi jawaban atas kebutuhan itu. Pelan tapi pasti pelayanan yang semula dilakukan secara konvensional, peserta harus datang ke kantor-kantor cabang dan menemui petugas untuk mengurus jamsostek pun berubah dengan adanya digitalisasi.
Berawal dari BPJSTK Mobile yang kemudian berubah menjadi BPJSTKU Mobile, BPJS Ketenagakerjaan memulai layanan secara online atau dalam jaringan (daring). Aplikasi ini dapat digunakan oleh peserta untuk melakukan pendaftaran, mengecek saldo Jaminan Hari Tua (JHT), dan mendapatkan informasi lain terkait BPJS Ketenagakerjaan secara daring.
BPJSTKU diluncurkan pada tahun 2017. Aplikasi ini mampu memotong jarak dan memangkas biaya. Peserta tidak perlu repot lagi datang ke kantor-kantor cabang dan menemui petugas secara langsung yang kadang memerlukan biaya lebih besar dibandingkan bila mereka menggunakan fasilitas internet atau daring.
Datangnya pandemi yang mana pemerintah melakukan aturan ketat dengan menerapkan pembatasan jarak memaksa BPJS Ketenagakerjaan untuk mengembangkan aplikasi digital, di mana peserta masih tetap dapat melakukan klaim dan tanpa harus bertemu petugas, maka dibuatlah layanan tanpa kontak fisik (Lapak Asik), dimana peserta masih dapat melakukan klaim di saat pandemi melanda, tanpa harus datang ke kantor dan bertemu petugas pelayanan.
Mengikuti perkembangan digital di mana layanan dapat dilakukan melalui handphone peserta, BPJS Ketenagakerjaan kembali meluncurkan Jamsostek Mobile (JMO) pada September 2021. Di mana JMO ini diharapkan menjadi super-apps yang akan dapat meningkatkan emotional bonding peserta dan mampu mewujudkan tujuan utama yaitu peningkatan kepesertaan atau universal coverage.
Digitalisasi di BPJS Ketenagakerjaan diharapkan mampu memberikan pelayanan yang lebih efektif dan kemudian dampaknya mampu meningkatkan trust (kepercayaan) masyarakat kepada BPJS Ketenagakerjaan.
Persoalannya, apakah perubahan itu dilakukan secara menyeluruh atau bertahap? Perubahan yang dilakukan secara menyeluruh atau meminjam istilah sosiologinya dilakukan secara revolusioner, memang membutuhkan cost besar. Walau harus mengeluarkan cost besar, dampak positif perubahan secara revolusioner itu akan terasa menyeluruh ke semua aspek baik itu aspek sumber daya manusianya, aspek finansialnya maupun aspek sistemnya. Ini menjadi satu kesatuan yang harus berubah dalam mendukung transformasi digital.
Ada tiga perspektif penting yang harus diperhatikan, saat menjalani transformasi digital seperti yang terjadi di hampir semua sektor publik.
Perspektif pertama adalah teknologi; BPJS Ketenagakerjaan harus bisa memilih dengan tepat teknologi yang cocok untuk dipergunakan dan diterapkan di dalam konteks jaminan sosial tenaga kerja.
Perspektif kedua adalah terkait dengan people atau sumberdaya manusianya; Seperti kita ketahui teknologi yang digunakan dalam digitalisasi memiliki hierarki, ada teknologi basic, advance, atau hightech. Pilihan hierarki teknologi
harus disesuaikan dengan kemampuan SDM serta financial yang ada; dan
Perspektif ketiga adalah terkait sistem; Sistem yang dipergunakan termasuk di dalamnya adalah regulasi, harus diteliti dengan saksama, dalam artian jangan sampai ketika sudah menyiapkan SDM dan teknologi, tetapi tidak comply dengan ketentuan atau regulasi yang berlaku.
Berdasar ketiga persektif tersebut BPJS Ketenagakerjaan bisa berhitung apakah mampu melakukan transformasi secara menyeluruh (revolusioner) atau secara bertahap (gradual). Dari ketiga perspektif itu pula dapat diperhitungkan besaran cost yang kemudian bisa menentukan apakah perubahan itu langsung bersifat revolusioner dengan asumsi mengubah seluruh aspek dengan tingkat yang paling tinggi, misalnya dengan memilih teknologi tingkat tinggi, melatih semua SDM, atau memilih berubah secara gradual misalnya dengan cukup membeli teknologi di tingkat dasar dan melakukan pelatihan hanya ke SDM tertentu.
Dalam perjalanannya dapat dikatakan perubahan digital yang terjadi di BPJS Ketenagakerjaan bersifat gradual. Transformasi digital dilakukan secara bertahap, dimulai dari BPJSTKU kemudian berimprovisasi dalam layanan Lapak Asik, disamping itu juga melakukan improve dengan kehadiran JMO.
Saat ini, utilisasi JMO masih di sekitar bagaimana orang mendaftar, membayar atau dalam artian daftar – bayar, kedepannya JMO dalam tingkatan yang lebih tinggi atau tahapan berikutnya, akan menjadi satu-satunya platform digital di BPJS Ketenagakerjaan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan banyak penyempurnaan dan langkah BPJS Ketenagakerjaan untuk terus melakukan improvisasi menuju perbaikan dalam pelayanan adalah sebuah hal yang harus diapresiasi.
Tiga Aspek Penentu
Untuk menuju transformasi digital seperti yang diharapkan, ada tiga aspek penting yang harus diperhatikan.
Aspek pertama adalah komitmen
Saat melakukan transformasi digital diperlukan komitmen bersama dalam sebuah tim di badan/lembaga atau perusahaan. Komitmen bersama bisa dimulai dengan mengubah mindset dan membangun budaya baru sesuai visi misi perusahaan yang diselaraskan dengan era transformasi digital. Semua lini perlu dilibatkan untuk memikirkan perlunya perubahan ke arah digital.
Aspek kedua adalah aspek keberlanjutannya (sustainability)
Yang sering terjadi adalah unsustainability jika terjadi perubahan di tingkat pimpinan pelaksana. Padahal sustainability merupakan proses sosio-ekologi yang berlangsung secara dinamis dan terus menerus sehingga menghasilkan sistem yang berkelanjutan. Sustainability sangat diperlukan untuk mencapai target jangka panjang.
Agar BPJS Ketenagakerjaan memperoleh hasil terbaik dalam transformasi digital maka dua aspek tersebut menjadi sangat perlu untuk disatukan dengan sebuah komitmen yang disebut dengan masterplan IT. Yang kemudian menjadi kunci sukses dari transformasi.
Menjadi penting, masterplan IT ini kemudian harus diselaraskan dengan rencana strategis (Renstra) BPJS Ketenagakerjaan, dalam hal ini adalah mulai tahun 2021 sampai 2026.
Aspek penting lain yang tidak boleh dilupakan dalam transformasi digital adalah pengawalan. Pengawalan yang dilakukan pada SDM dan sistemnya. Di BPJS Ketenagakerjaan, Renstra yang akan mengawal transformasi digital tersebut, Jika ketiga aspek yaitu komitmen, keberlanjutan, dan pengawalan dimiliki oleh BPJS Ketenagakerjaan maka proses transformasi digital kedepan bisa diprediksi perkembangannya. Selain menjadi pengikat dari tiga aspek penentu keberhasilan transformasi digital, masterplan IT juga menjadi cara untuk memprediksi perkembangan digitalisasi.
Masterplan IT dapat menjadi tolak ukur berkembang atau tidaknya proses digitalisasi. Di situ akan dijumpai milestone dan juga road map digitalisasi sampai 25 tahun yang akan datang. Berdasar road map inilah akan tergambar proses digitalisasi dari masa ke masa. Dan melalui masterplan IT yang menjelma menjadi sebuah “sistem pengawalan”, tahap demi tahap progres digitalisasi bisa tetap berjalan baik meski terjadi pergantian Dewan Pengawas dan Direksinya. Karena transformasi digital menjadi sebuah keharusan, maka BPJS Ketenagakerjaan di setiap rencana strategi pertahunnya, hal yang terkait teknologi, pasti akan ada dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Dapat dipastikan jika mengacu pada tema-tema Renstra setiap tahun, pasti akan memiliki agenda unggulan yang terkait dengan teknologi.
Pada tahun 2022 BPJS Ketenagakerjaan fokus pada pelayanan. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan ada beberapa strategi yang diterapkan antara lain strategi Excellent Program Benefit; Customer Experience; dan Service Governance. Inisiatif strategi yang diwujudkan di bidang pelayanan terdiri dari Excellent Program Benefit melalui implementasi manfaat program Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) dan Membership Empowerment Benefit, Customer Experience melalui digitalisasi layanan dan New Customer Journey.
Meski menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari setiap Renstra, pengaplikasian teknologi tidaklah semudah membalik tangan. Sangat penting untuk bisa memilih dan memilah teknologi yang akan diadopted yang sesuai dengan kemampuan yang ada. Kemampuan memilih dan memilah teknologi pada akhirnya juga menjadi rumus penting dalam keberhasilan transformasi digital.
Hadirkan Manfaat
SEMUA usaha yang dilakukan BPJS Ketenagakerjaan guna mewujudkan transformasi digital seperti yang diarahkan Presiden Jokowi “bahwa teknologi digital di BPJS Ketenagakerjaan harus terus ditingkatkan” memang pada dasarnya adalah untuk memberikan pelayanan terbaik yang terkait jaminan sosial kepada masyarakat yang notabene adalah para peserta BPJS Ketenagakerjaan. Tepatnya, akhir dari proses tranformasi digital yang dilakukan BPJS Ketenagakerjaan adalah harus mampu memberikan manfaat baik kepada peserta dan maupun kepada lembaga.
Manfaat kepada peserta ujungnya adalah bagaimana bisa meningkatkan kesejahteraan peserta, sedangkan manfaat bagi lembaga adalah bagaimana lembaga ini bisa dikelola secara lebih efisien dan efektif. Jika dua manfaat ini bisa dikolaborasikan di sinilah letak transformasi digital itu mampu memberikan nilai atau value-nya.
Jika ternyata setelah ada Transformasi Digital tidak bisa memberikan manfaat kepada peserta terutama mengenai kesejahteraan berarti transformasi tersebut tidak berhasil.
Guna mencapai terciptanya manfaat bagi peserta dan lembaga bukanlah perkara mudah. Pasti ada tantangan yang harus dihadapi pada transformasi ini. Tantangan terbesar yang harus dihadapi adalah konsistensi. Tanpa konsistensi, pengembangan dan improvisasi dari teknologi digital yang diharapkan mampu menciptakan sesuatu yang unggul dan kompetitif tidak akan tercapai.
Tantangan lain adalah cara kerja yang parsial (tidak terintegrasi). Keintegrasian dalam semua unit dipercaya akan memberi dukungan besar dan mengoptimalkan terwujudnya transformasi digital seperti yang diharapkan. Namun demikian, meski pelayanan secara digital mencapai kemajuan yang cukup besar, akan tetapi pelayanan konvensional tidak bisa ditinggalkan saat ini. Kenapa? Meski gaung digitalisasi sangat kencang, harus disadari bahwa tidak semua masyarakat Indonesia yang juga peserta dari BPJS ketenagakerjaan melek teknologi, ada juga yang belum atau tidak tersentuh teknologi. Pelayanan konvensional akan tetap ada sebagai cara untuk mengakomodir peserta yang belum melek atau belum terakses kepada teknologi. Tapi jika melihat tren yang ada maka ke depan digitalisasi tidak terelakkan walau akan dilakukan secara bertahap, tentu dengan menyesuaikan perkembangan teknologi pada masyarakat Indonesia.
DINAMISASI Teknologi Digital menjadi tantangan yang harus dihadapi saat ini. Tak terkecuali BPJS Ketenagakerjaan
SEBAGAI badan publik yang harus mengedepankan pelayanan, digitalisasi menjadi sebuah transformasi yang tak terelakkan. Transformasi ini sekaligus menjadi momentum bagi BPJS Ketenagakerjaan dalam mewujudkan visi dan misinya.
Dengan semangat mewujudkan jaminan sosial ketenagakerjaan yang terpercaya, berkelanjutan, dan menyejahterakan seluruh pekerja Indonesia, maka transformasi digital menjadi langkah nyata BPJS Ketenagakerjaan dalam melaksanakan pelayanan kepada pesertanya dengan memberikan kemudahan, keamanan, efisiensi, dan efektivitas. Mengingat, era sekarang ini digitalisasi telah merambah kepada tatanan masyarakat secara global tak terkecuali peserta BPJS Ketenagakerjaan. Untuk itu, kami sadar bahwa berbicara tentang kemudahan dan efisiensi dalam pelayanan, BPJS Ketenagakerjaan wajib memberikan kemudahan kepada pesertanya untuk melakukan berbagai aktivitas keanggotaannya.
Dalam melakukan transformasi digital, BPJS Ketenagakerjaan memiliki rencana strategis (RENSTRA) yaitu;
AGILE, di mana rencana strategis tersebut selain menjadi spirit dalam target capaian juga merupakan pondasi perjalanan BPJS Ketenagakerjaan selama kurun waktu 2022 hingga 2026 mendatang. AGILE yang merupakan kepanjangan dari Adaptive, Growth, Innovative & Loyal, Excellence adalah fokus yang akan diraih BPJS Ketenagakerjaan dalam memberikan pelayanan.
Adaptive, BPJS Ketenagakerjaan dalam merespons perkembangan dunia digital saat ini telah melakukan transformasi pelayanan menuju digitalisasi, secara bertahap dan pasti BPJS Ketenagakerjaan melakukan perubahan pelayanan dari konvensional menuju pelayanan digital dengan terus melakukan penyesuaian yang didasarkan pada kebutuhan serta kemudahan peserta. BPJS Ketenagakerjaan telah meluncurkan beberapa aplikasi layanan digital seperti BPJSTKU, layanan tanpa kontak fisik (Lapak Asik) yaitu layanan yang diperuntukkan pada saat pandemi Covid-19, dan yang paling termutakhir Jamostek Mobile (JMO).
Growth, target BPJS Ketenagakerjaan pada tahun 2022 adalah pertumbuhan peserta BPJS Ketenagakerjaan, dengan melakukan transformasi digital, BPJS Ketenagakerjaan diharapkan mampu memperluas cakupan dan meningkatkan kepesertaannya.
Innovative & Loyal, menjawab dinamisasi era digital yang sangat cepat, inovasi menjadi kebutuhan utama, baik secara sistem, teknologi maupun SDM. Inovasi yang disesuaikan dengan kondisi di era digital serta loyalitas memberikan pelayanan yang mengedepankan keamanan, kemudahan dan efisien merupakan faktor penting dalam mewujudkan visi dan misi BPJS Ketenagakerjaan.
Excellence, merupakan target yang hendak dicapai dalam rencana strategis BPJS Ketenagakerjaan di tahun 2026. Di mana BPJS Ketenagakerjaan saat ini terus berupaya mewujudkan pelayanan yang mengedepankan kemudahan, kemanan dan efisien kepada peserta dan mitra kerjanya sebagai bentuk kesiapan BPJS Ketenagakerjaan dalam melakukan transformasi digital. Kedepan, dalam hal pelayanan, BPJS Ketenagakerjaan akan menghadirkan basis data yang valid, transparan, dan dengan sistem pelayanan yang terintegrasi.
Single Platform
DALAM rangka mewujudkan visi dan misi BPJS Ketenagakerjaan sebagaimana tertera dalam rencana strategis BPJS Ketenagakerjaan, sekaligus menjawab tantangan di era digital yang kian dinamis saat ini, BPJS Ketenagakerjaan melakukan langkah-langkah implementatif dan komprehensif sehingga apa yang menjadi target capaian dapat diwujudkan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Sebagai Langkah awal, BPJS Ketenagakerjaan saat ini telah dilakukan upaya untuk memperbaiki komponen utamanya dalam melakukan transformasi digital yaitu melakukan integrasi komponen teknologi informasi di BPJS Ketenagakerjaan dengan mengkolaborasikan bidang Teknologi Informasi, di mana Teknologi Informasi menjadi garda terdepan untuk keberhasilan transformasi digital.
Saat ini ada tiga komponen utama bidang Teknologi Informasi di BPJS Ketenagakerjaan;
pertama adalah Operasional Teknologi Informasi (OTI), secara spesifik unit ini bersentuhan dengan segala kebutuhan infrastruktur perangkat keras (hardware); kedua, Pengembangan Teknologi Informasi (PTI) unit ini melakukan berbagai pengembangan dan inovasi perangkat lunak (software) dan aplikasi teknologi informasi BPJS Ketenagakerjaan; ketiga adalah Manajemen Data Teknologi Informasi (MDTI).
Dengan mengkolaborasikan ketiga komponen tersebut, diharapkan ke depan BPJS Ketenagakerjaan akan memiliki single platform yang mampu melayani segala kebutuhan peserta BPJS Ketenagakerjaan di era digital. Tentu saja langkah ini membutuhkan proses yang dibarengi dengan prinsip kehati-hatian dan perlu dilakukan secara saksama, tentu saja dengan menghilangkan ego sektoral.
Pengolahan data yang baik juga sangat penting. Untuk menuju single platform tentu harus didukung dengan data yang valid dan objektif. Dengan demikian BPJS Ketenagakerjaan akan mampu mencakup dan melayani semua kebutuhan peserta dengan baik dan berstandar internasional. Artinya, dengan teknologi informasi (TI) yang kredibel dengan penyajian data yang up to date serta kualitas data yang valid dan objektif, BPJS Ketenagakerjaan dapat menjadi salah satu institusi dengan kesiapan big data sebagai modal utama. Ini adalah sebuah langkah besar untuk melangkah lebih jauh untuk menyongsong revolusi industry 5.0.
Di era revolusi industry 4.0 inilah saatnya BPJS Ketenagakerjaan melakukan berbagai kesiapan dan pembenahan infrastruktur, teknologi, SDM serta system untuk menghadapi dinamisasi teknologi informasi yang berkembang cepat dan masif.
Membangun Brand Awareness Sebagai badan publik, BPJS Ketenagakerjaan memberikan perhatian serius terhadap pelayanan kepada pesertanya. Seiring dengan pesatnya teknologi, BPJS Ketenagakerjaan memberikan layanan cepat dan mudah melalui platform digital dimulai dari BPJSTKU, Lapak Asik, dan kemudian JMO. Aplikasi ini dilakukan semata-mata agar peserta bisa mendapatkan kemudahan pelayanan tanpa harus mendatangi kantor pelayanan BPJS Ketenagakerjaan.
Bahkan, untuk mempermudah pelayanan klaim kepesertaan seperti Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian, dan Jaminan Hari Tua (JHT), klaim dapat dilakukan melalui aplikasi JMO. Kendati pelayanan klaim kepesertaan masih terbatas pada nominal di bawah sepuluh (10) juta rupiah. Harapan kedepan, seluruh klaim kepesertaan dapat dilayani secara online.
Transformasi Digital sekaligus menjadi momentum untuk memberikan penyadaran kepada masyarakat pekerja Indonesia akan pentingnya menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan. Digitalisasi menyediakan ruang lebih mudah dan murah untuk berinteraksi. Sudah selayaknya bila BPJS Ketenagakerjaan memanfaatkan ruang
ini sebagai alat komunikasi dan sosialisasi yang efektif dalam upaya memberikan pemahaman masyarakat akan pentingnya jaminan sosial ketenagakerjaan (jamsostek).
Selain dengan aplikasi JMO, pemahaman masyarakat juga dibangun dengan pengelolaan media sosial dan kanal komunikasi lain berbasis digital sebagai upaya pembangunan brand awareness BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri.
